Wielu naukowców z różnych dziedzin spotyka się na organizowanych konferencjach naukowych. Jeżeli planujesz zorganizować konferencję naukową, to musisz nie tylko przygotować program, czy zaprosić prelegentów, ale i zorganizować catering bądź spotkanie w restauracji. W dzisiejszym poradniku podpowiemy, jak może wyglądać organizacja konferencji naukowej.
Po pierwsze: wybór miejsca na konferencję
Na pewno najpierw należy zająć się wyborem miejsca na konferencję. Nawet jeśli organizowana jest ona przez środowisko akademickie danej uczelni, to niekoniecznie konferencja musi odbyć się w budynku uczelni. Równie dobrze można zorganizować konferencję w sali restauracyjnej, zwłaszcza jeśli jest możliwość wypożyczenia odpowiedniego sprzętu nagłaśniającego, a także nośnika multimedialnego takiego jak projektor do wyświetlania omawianych treści. Konferencje w Białymstoku z zachowaniem najwyższych standardów można organizować w restauracji Atmosfera Resto Bar. Do dyspozycji uczestników będzie przygotowany przez szefa kuchni catering, a w sali można bez problemu przeprowadzić prelekcję z użyciem sprzętu nagłaśniającego. Organizacja konferencji w Białymstoku może być naprawdę profesjonalna, dzięki temu, że wybierze się kameralne, a jednocześnie eleganckie i reprezentacyjne miejsce na spotkanie.
Po drugie: załatwienie prelegentów i ustalenie planu wystąpień
Jeżeli zabukuje się już salę na konferencję, to trzeba poinformować o jej organizacji z wyprzedzeniem osoby, które mają wystąpić w roli prelegentów. Eksperci z danych dziedzin, którzy przeprowadzają wykłady, mogą być ściśle związani z branżą albo po prostu przedstawiać produkt, który dla danej branży może stać się niezwykle przydatny. Gdy już lista prelegentów zostanie ustalona, trzeba jeszcze pogrupować wystąpienia, zaplanować przerwy, a także czas na zadawanie pytań ekspertom. W ten sposób konferencja może mieć spójny charakter i nie będzie miejsca na chaos czy niedomówienia. Oczywiście w przypadku dużego zainteresowania daną prelekcją czy tematem ramy czasowe mogą zostać wydłużone w stosunku do innych, ale nie znacząco, tak by każdy zaproszony mógł wystąpić i nie poczuł się zlekceważony.
Po trzecie: przerywnik kulturalny w czasie konferencji
Nie ważne czy organizowana jest konferencja naukowa lekarzy, psychologów czy ekonomistów, każdy po pewnym czasie potrzebuje odpoczynku i oddechu, gdyż trudno jest zachować skupienie przez bardzo długi czas. Dlatego w organizacja konferencji w Białymstoku powinna zakładać, że pojawi się kulturalny przerywnik. Skoro jest to konferencja naukowa, to świetnie sprawdzi się koncert muzyki poważnej. W końcu ona stymuluje umysł, budzi kreatywność, a jednocześnie pozwala się dobrze zrelaksować. Zatem można postawić na kwartet smyczkowy, solistę grającego na fortepianie albo solistę śpiewającego popularne arie operowe. Oczywiście zawsze trzeba wziąć pod uwagę kwestie logistyczne, gdyż konieczne jest zapewnienie odpowiedniej ilości miejsca dla artysty czy artystów. Zatem nie wszędzie każde rozwiązanie się sprawdzi. Trzeba zaplanować jak długo ma trwać taki kulturalny przerywnik i tak naprawdę około 30 minut wystarczy, by uczestnicy mogli nieco odpocząć.
Po czwarte: organizacja zadawania pytań przez uczestników konferencji
W czasie każdej konferencji powinno się zaplanować moduł Q&A, czyli taki podczas którego uczestnicy zadają pytania prelegentom. Można zaplanować taki moduł po każdej prelekcji albo wspólny moduł po wszystkich prelekcjach. Oczywiście pierwsza wersja jest znacznie lepsza, bo uczestnicy mają jeszcze w głowie na świeżo to, co mówił prelegent, a w związku z tym łatwiej jest im zadać pytanie i nie muszą uciekać się do przeglądania własnych notatek. Po sali może krążyć mikrofon, tak by każdy chętny miał szansę zadać pytanie. Można ustalić też limit czasu na zadawanie pytań czy odpowiedzi, aby usprawnić przeprowadzenie tego modułu.
Konferencja naukowa jest okazją do pogłębienia wiedzy, ale i wymiany poglądów albo rozpoczęcia nowej naukowej inicjatywy. Odpowiednia organizacja może sprawić, że rzeczywiście okaże się ona sukcesem.
Artykuł sponsorowany